Teil I: Technische Aspekte für die Konzeption von Newslettern

Nicht nur die vergleichbar geringen Kosten für E-Mail-Marketing, sondern auch der direkte Kontakt zu den Unterstützern, machen E-Mail-Newsletter und E-Mailings zu einem attraktiven Kommunikationsinstrument. Damit ein effizienter Einsatz von E-Mail-Marketing gewährleistet ist, sind bestimmte Bedingungen zu beachten – technische, rechtliche, inhaltliche sowie gestalterische. Im ersten Teil der Serie wird auf ausgewählte technische Aspekte eingegangen.

Grundlage für effektives E-Mail-Marketing ist eine gut gepflegte Datenbasis. Die An- und Abmeldeprozesse müssen transparent gestaltet sein, damit inaktive Adressen vermieden werden. [1] Zudem beinhalten das Format und der Versand viele Kriterien, die den optimalen Empfang im Posteingang des Empfängers beeinflussen.

Den Verteiler gezielt aufbauen

Um mit dem Newsletter viele potentielle Unterstützer zu erreichen, ist es wichtig den Verteiler gezielt zu vergrößern. Daher sollte den Interessenten auf diversen Wegen das Abonnement angeboten werden, um Adressen zu generieren. Unerlässlich ist eine prominente Platzierung auf der Webseite. Der Anmeldeprozess sollte dabei so einfach, erklärend und aktivierend wie möglich sein. Das heißt, bereits hier muss der Nutzen für den Interessenten vermittelt werden. Zudem muss beim Double-Opt-In-Verfahren der Nutzer darauf hingewiesen werden, dass der Anmeldeprozess erst mit Bestätigung einer zusätzlichen E-Mail abgeschlossen ist. Diese sollte einfach und gezielt formuliert sein, um zu verhindern, dass Nutzer den Anmeldeprozess abbrechen. Die Prüfung der Anzahl abgebrochener Anmeldeprozesse sollte regelmäßig stattfinden und daraufhin das Verfahren optimiert werden.

Formate von Newslettern

Der Newsletter kann im Text-Format oder im HTML-Format versendet werden. Mit dem Ziel der Bindung ist ein Versand im HTML-Format geeigneter, da hierbei mehr gestalterische Möglichkeiten bestehen, um die Aufmerksamkeit beim Leser zu erhöhen und eine Beziehung zu dem Empfänger aufzubauen.

Newsletter-Versand

Zusätzlich zu den technischen Überlegungen zum Versand, sind die Frequenz und der Zeitpunkt zu definieren. Wie oft ein Newsletter versendet wird, hängt unter anderem von der Verfügbarkeit relevanter und aktueller Inhalte ab. Bei vielen aktuellen Informationen kann ein wöchentlicher oder zweiwöchentlicher Versand sinnvoll sein, ansonsten ein monatlicher Versand. Seltener als einmal pro Monat ist nicht zu empfehlen, da bei großen Pausen der Absender in Vergessenheit geraten kann. [2]

Neben der Frequenz muss der Zeitpunkt genau überlegt sein. Eine eindeutige Richtlinie, wann der beste Zeitpunkt für den Versand ist, findet sich in der Literatur nicht. Manche Autoren empfehlen im Business-to-Consumer-Bereich den Versand am Wochenende, andere machen in Bezug auf die Zielgruppe keine Unterscheidung und empfehlen Dienstag, Mittwoch und Donnerstag. Eine Methode, den optimalen Versandzeitpunkt herauszufinden, ist die Auswertung der Besucherstatistik der Webseite. Der Tag und die Uhrzeit mit den meisten Besuchern auf der Webseite kann auch ein guter Zeitpunkt für den Versand des Newsletters sein.[3] Ebenso aufschlussreich ist die Auswertung der Anmeldungen zum Newsletter. Sie gibt Auskunft darüber, zu welcher Zeit und an welchem Wochentag sich durchschnittlich die meisten Nutzer in den Newsletter eintragen.

Mobile Nutzung

Sinkende Internettarife und die zunehmende Verbreitung von mobilen Endgeräten, also Smartphones und Tablets, führen zu einer stärkeren mobilen Nutzung von E-Mails.  Dabei ersetzen mobile Endgeräte jedoch nicht den stationären Internetzugang, sondern schaffen neue Nutzungssituationen.[4]

E-Mail-Marketing-Strategien müssen sich daher auch an mobilen E-Mail-Nutzern ausrichten. Vordergründig ist hierbei eine für mobile Endgeräte optimierte Gestaltung.

Die Betreffzeile muss sehr kurz sein, das Wichtigste direkt oben stehen, das Layout schmaler, der Inhalt kürzer und Buttons sollten mindestens 44 x 44 Pixel groß sein, um sie auf einem Touchscreen bedienen zu können. Eine Lösung besteht darin, dem Nutzer zu Beginn des Newsletters neben der online Version auch eine mobile Version anzubieten.[5] Dies bedeutet mehr Arbeitsaufwand bei der Erstellung des Newsletters. Jedoch ist dieser langfristig notwendig, um mobile Nutzer einzubeziehen.

Die Kommunikation über Medien verändert sich stetig mit der Entwicklung neuer Technologien. Für die Erstellung von Newslettern reicht es daher nicht, die Aspekte für erfolgreiches E-Mail-Marketing zu befolgen. Die Veränderungen in der Mediennutzung müssen beobachtet werden und das Konzept des Newsletters entsprechend angepasst werden.

Welche technischen Aspekte sollten Eurer Ansicht nach noch berücksichtigt werden? Wie handhabt Ihr den Newsletter-Versand in Eurer Organisation?