Den richtigen Fundraising Dienstleister finden.

Fundraising ist keine One-Man- oder One-Woman-Show. Es braucht ein ganzes Team um gutes Fundraising zu machen und oftmals noch Unterstützung darüber hinaus. Hilfe findet sich bei Dienstleistern, die einzelne Hilfstätigkeiten oder ganze Aufgabenpakete im Fundraising übernehmen können.

Alle Personen, die eine Fundraising-Ausbildung abgeschlossen haben, werden sich bestimmt noch an eine besondere Herausforderung darin erinnern: die Agenturarbeit. Der spannende Perspektivwechsel offenbart, welche Ansprüche an Kunden und Agenturen bestehen.

Übersicht über diesen Artikel:

Veränderungen bei Dienstleistern in den vergangenen Jahren

Nahezu jede Organisation hat in irgendeiner Form bereits mit ihnen zu tun gehabt: Fundraising-Dienstleister. Noch vor einigen Jahren polarisierte der Begriff stark. Es gab die Organisationen, die auf Biegen und Brechen alles selbst gemacht haben. Auf der anderen Seite vertrauten andere Organisationen nahezu vollständig auf die Zuarbeit von Agenturen. Manche verteufelten Dienstleister als vertriebsorientierte und überteuerte Geldsauger. Andere erkannten bereits früh, dass spezielle Kenntnisse in der eigenen Organisation nicht vorhanden sind und daher eingekauft werden müssen.

Diese teils heftige emotionale Polarisierung hat im Laufe der Jahre subjektiv stark nachgelassen. Und das ist gut so.

Fundraising verändert sich ständig.

Fundraising vor 10 Jahren war anders. Und auch wieder nicht. Während Mailings weiterhin das dominierende Medium der individuellen Spendenakquise sind, so haben sich weitere Kanäle etabliert: Exemplarisch sind hier das Online-Fundraising oder das differenzierter agierende Großspenden-Fundraising zu nennen. Rechtliche Rahmenbedingungen haben sich angepasst und Datenschutz wird immer wichtiger. Kein erfolgreiches Fundraising ohne noch tiefergehende Datenanalysen, als diese vor 10 Jahren möglich waren.

Mit diesen Themen müssen sich Nonprofits beschäftigen, oft unter ständig zunehmendem personellen Druck. Manchmal sind Budgets vorhanden, oft fehlt das geeignete Personal. Manchmal ist es genau umgekehrt.

Fundraising Dienstleister im Wandel der Jahre

Noch vor wenigen Jahren war die Welt der Dienstleister übersichtlicher als heute. Den Markt dominierten Agenturen, die gemeinnützige Organisationen in sämtlichen Belangen des Fundraisings unterstützten. Diese Full-Service Agenturen erarbeiteten mit dem Kunden zusammen Konzeptionen und Strategien, planten Fundraising-Instrumente und entwickelten diese gleich inhouse selber. Auf Wunsch lieferten sie auch gleich noch die eigene Datenbanklösung mit, um die eingehenden Spenden mit dem hausinternen Spenderservice abzuwickeln. Die Organisation konnte sich so auf die Durchführung ihrer Kerntätigkeit beschränken.

Die Bindung eines Dienstleisters an eine Organisation war und ist bis heute zeitlich sehr lang. Die Partner sind eingespielt und ein Wechsel auf Grund von oft erfolgreicher Zusammenarbeit mühsam bis betriebswirtschaftlich risikoreich.

Im Laufe der Zeit kamen etliche spezialisierte kleine und große Dienstleister und Agenturen hinzu. Gleichzeitig ergänzten sich Freelancer, nicht zuletzt durch die bereis erwähnten langjährig durchgeführten Ausbildungsgänge der Fundraising Akademie. Diese können sehr stark differenzierte und oft auf ein oder zwei Themen beschränkte Unterstützungen anbieten.

Welcher Dienstleister passt zu Ihnen?

Sie haben die Wahl.

Full-Service Agenturen

Full-Service Agenturen gibt es heute selbstverständlich auch noch. Ausgestattet mit eigenen Medienfachleuten, Textern und Strategen unterstützen diese Kampagnen oder Projekte von gemeinnützigen Organisationen. Sie bieten allgemeine Kenntnisse und Spezialwissen an. Ein Projekt bleibt oft vollständig unter dem Dach der Agentur, wo sämtliche Fragen gelöst werden können.

Vorteile von Full-Service Dienstleistern:

  • die Agentur kennt die Organisation des Kunden oft sehr genau und kann auf die speziellen Bedürfnisse eingehen
  • Agenturen besitzen tiefe Kenntnisse des Sektors und können aus Vergleichen mit anderen Kunden Rückschlüsse ziehen
  • geringe Ausfallquoten bei durchzuführenden Aufträgen z.B. durch Krankheit des Betreuers, da intern umgesteuert werden kann.
  • der Markt ist groß, so dass ein geeigneter Partner ausgesucht werden kann
  • Agenturen haben Kenntnisse über das inhaltliche Spezialthema einer Organisation hinaus
  • interdisziplinäre Teams

Nachteile von Full-Service Dienstleistern:

  • Je mehr mit der Organisation verwoben, desto schwieriger wird eine Trennung.
  • bei größeren Agenturen können die Ansprechpartner wechseln
  • Full-Service Dienstleister sind nicht selten sehr „vertriebsoffensiv“
  • möglich: mangelndes Spezialwissen zu bestimmten Fachthemen

Spezialisierte Agenturen

Oft sind gemeinnützige Organisationen an dem Punkt angekommen, an dem sie Hilfe für einen konkreten Einsatzbereich benötigen. Mögliche Einsatzbereiche: Unterstützung beim Aufbau einer SEA-Strategie, Aufbau von Geldauflagenmarketing, Implementierung von Online-Fundraising, der Durchführung einer oder mehrerer Mailing-Aktionen oder eines Events oder der Aufbau von Telefon-Fundraising.

Spezialisierte Agenturen arbeiten meist in einem Netzwerk mit Partnern zusammen und können so Hilfestellungen zu unterschiedlichsten Themen anbieten. Der Grad der Spezialisierungen in den DACH-Ländern ist sehr ausgeprägt, wenn auch der gefühlte Schwerpunkt im Mailing-Bereich liegt. Darüber hinaus haben sich Agenturen oft auf Themenbereiche ihrer Kunden spezialisiert und sind z.B. besonders kundig im Tierschutz, im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe oder der Katastrophenhilfe.

Vorteile von spezialisierten Agenturen:

  • Spezialagenturen können temporär hinzugebucht werden und lösen konkrete Probleme punktuell
  • Tiefe Kenntnisse im Spezialbereich der Organisation oder im eigenen Fachthema
  • Spezialagenturen haben meist kein Interesse daran, weitere fachfremde Dienstleistungen in der Organisation zu platzieren.

Nachteile spezialisierte Agenturen:

  • höhere Expertise kann auch höhere Kosten bedeuten
  • Spezialagenturen sind oft gut ausgelastet, so dass ein schneller Start nicht immer gelingt
  • je spezialisierter der Bereich, desto geringer die Auswahl an Dienstleistern (mit Ausnahme im Bereich Mailings)

Freelancer mit Netzwerk

Freiberufliche Beraterinnen und Berater kommen zum Einsatz, wenn noch tieferes Fachwissen anzuwenden ist oder wenn kurzfristig ein „Feuerlöscher“ oder Impulsgeber benötigt wird. Diese Dienstleister arbeiten auch als Coaches oder Vortragsredner und legen so den Auftakt für neue Themen innerhalb einer Organisation. Nahezu jeder freiberuflich arbeitende Freelancer in der Fundraising-Szene besitzt ein Netzwerk aus Partnern, um auch fachfremde Themen durch Vermittlung lösen zu können.

Freiberufliche Dienstleister kommen oft aus den Organisationen und haben teils lange Jahre auf der anderen Seite gearbeitet. Sie kennen die Belange, Strukturen und Fragen der Organisationen aus eigener Erfahrungen und bringen diese Expertise mit in den Betreuungsprozess.

Vorteile Freelancer mit Netzwerk:

  • die Organisation hat nur einen einzigen Ansprechpartner
  • oft sehr persönliche Betreuung durch den Berater
  • durch das fachliche Netzwerk des Beraters können oft auch sehr differenzierte Herausforderungen angegangen werden
  • Freelancer sind oft flexibel und müssen keine große Organisation im Hintergrund mitfinanzieren oder sind auf strukturelle Entscheidungen angewiesen
  • können Spitzen der Arbeitslast abfangen
  • das Verhältnis zum Dienstleister ist oft sehr eng und persönlich
  • tiefgehende Kenntnisse über Organisationsstrukturen und die Besonderheiten des Fachgebiets

Nachteile Freelancer mit Netzwerk:

  • fällt der Einzelberater längerfristig aus, so kann ein Projekt gefährdet sein
  • Freelancer sind oft für längere Zeit ausgebucht und ein schneller Quereinstieg für längere Vorhaben ist nicht immer möglich
  • bei Streitigkeiten mit dem Freelancer ist ein interner Wechsel nicht möglich, so dass womöglich ein neuer Partner gesucht werden muss
  • Es gibt derzeit eine ausreichende Menge an freiberuflichen Dienstleistern, die Fachexpertise variiert jedoch. So ist keine breite Auswahl möglich.

Darum benötigen Sie Dienstleister

Holen Sie sich zu jedem Zeitpunkt eines Fundraising-Prozesses die Hilfe, die Sie benötigen. Dies kann zu Beginn sein, wenn der Vorgesetzte bittet, doch endlich mit Fundraising loszulegen. 
Es kann auch sein, dass ihre Datenbank im laufenden Betrieb abgelöst werden muss. Selbst an Planung und Umsetzung zu gehen, kann funktionieren.

Besonders kostenintensiv kann es aber auch werden, wenn bereits vor Ort auf eigene Initiative begonnen wurde (zum Beispiel eine Fundraising-Software ohne vorherige vom Software-Anbieter unabhängige Analyse angeschafft wurde) und erst im Nachhinein und durch professionelle Hilfe festgestellt wird, dass das eingekaufte Produkt nicht optimal ist.

Ein anderes Beispiel dafür ist der Start eines Website-Relaunchs, ohne neutrale Analyse oder die Festlegung von Kommunikationszielen und dem Fehlen einer Strategie. Oft kostet ein solcher Prozess jedoch mehr Energie und damit auch Geld, als sinnvoll und erträglich ist ist. Hier benötigen Sie professionelle Expertise, um effektive Lösungen zu finden.

Und ganz gegensätzlich zum ersten Eindruck, dass das alles Geld kostet: Dies ist im Sinne des Spenders! Eingekaufte Dienstleistungen kosten zwar Geld, sind aber zielgerichteter. Dies gilt, wenn das Know-How in der Organisation nicht vorhanden ist. In der Gesamtrechnung wird die Spende dadurch effizienter.

Den richtigen Dienstleister auswählen

Wenn Sie an dem Punkt angekommen sind, mit einem Dienstleister zusammen zu arbeiten, dann haben Sie die große Auswahl.

Während es in manchen Kompetenzfeldern eine große Auswahl an Expertise gibt (beispielsweise im Bereich Mailings), so ist der Markt an unterstützenden Dienstleistern in Spezialbereichen weniger groß. Dies betrifft zum Beispiel den Fachbereich der anwenderunabhängigen Beraterinnen und Berater im Thema Fundraising-Software.

Sprich: Auf der einen Seite können Sie aus einer breiten Option schöpfen. Auf der anderen Seite müssen Sie froh sein, überhaupt kurzfristig einen Termin für ein Erstgespräch erhalten zu können. Manchmal lohnt sich das Warten.

Folgende Dinge sollten Sie beachten, wenn Sie sich einen Anbieter auswählen:

1. Klären Sie, welche Art von Unterstützung Sie genau benötigen!

Soll der Dienstleister operativ tätig sein, sie in alltäglichen Dingen unterstützen und „wegarbeiten“? Soll er einen Prozess von Außen steuern oder diesen punktuell gutachterisch prüfen?

2. Hat der Dienstleister Expertise im Nonprofitbereich oder der Sozialwirtschaft?

Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen! Hat eine klassische Werbeagentur „mal“ eine Website für einen lokalen Tierschutzverein erstellt, so spricht sie im Zweifelsfall noch lange nicht die Sprache der Branche. Diese ist jedoch wichtig, um Kunden und Spender zusammenzubringen. Legen Sie lieber mehr Wert auf Fachwissen der Dienstleister als auf regionale Nähe. Dies erspart Korrekturschleifen und viele Telefonate, um dem Dienstleister den Stand der Diskussion im eigenen Haus er erklären. Idealerweise verfügt der Dienstleister über Mitarbeitende, die bereits in gemeinnützigen Organisationen gearbeitet haben.

3. Wie wird der Dienstleister bezahlt?

Nahezu jede Agentur gestaltet Preise unterschiedlich. Es gibt Stundenpreise und Tagessätze, Werkverträge mit festen Preisen oder auch Pauschalen. Oft wird das Vergleichen schwierig. Lassen Sie sich daher Zeit bei der Auswahl, wenn längere Prozesse anstehen. Lassen Sie sich ebenfalls nicht von unterschiedlichen Tagessätzen irritieren. Manch „günstiger“ Tagessatz entpuppt sich später als Fehler, wenn sich die Durchführung zieht.

Klären Sie bei Kreativarbeiten (Texten, Grafiken, Print-Unterlagen) die Anzahl der Korrekturschleifen. Es gibt Agenturen, die spitz-auf-Knopf abrechnen und andere, die damit weniger stringent umgehen.

In der Regel sind alle Tagessätze ohne Mehrwertsteuer angegeben. Da die wenigsten gemeinnützigen Organisationen vorsteuerabzugsberechtigt sind, so kommen diese aktuell 19 Prozent hinzu und sorgen für eine beachtliche Preissteigerung.

Die allgemeinen Zahlungsmodalitäten variieren. Bitte klären Sie diese mit Ihrem Dienstleister. Vieles ist denkbar. Von Abschlagszahlungen zu Beginn, über Vorauskasse bis zur Zahlung ganz zum Ende eines Projektes hängt dies von der Vereinbarung ab, die Sie treffen oder die in den AGB des Dienstleisters festgelegt sind.

Immer wieder im Fokus: Provisionen. Mitglieder des Deutschen Fundraising Verbands verpflichten sich zur Einhaltung der ethischen Grundregeln im Fundraising. Diese beinhalten (stark verkürzt), dass die Annahme von Provisionen in Abhängigkeit zum Spendenerfolg als nicht ethisch verstanden wird. Kurz: Kaum ein seriöser Dienstleister arbeitet auf Provisionsbasis, sondern ausschließlich auf Basis von Festpreisen.

Kleiner Exkurs, da diese Frage oft gestellt wird: Was kostet Fundraising-Beratung? Pauschal lässt sich diese Frage aus den oben genannten Gründen nicht beantworten. Die Tagessätze von freien Beratern variieren von circa 600,- € bis zu 1.800,- €. Die Gesamtkosten hängen vom Aufwand als auch der Länge eines Prozesses ab. Ein Fundraisingprozess zur Entwicklung einer Konzeption kann kurzfristig innerhalb von wenigen Projekttagen abgeschlossen sein. Bei anderen Organisationen dauert die Entwicklung eines Prozesses auch mal 1-2 Jahre.

4. Vorher mal reden!

Laden Sie sich Dienstleister der engeren Auswahl eines konkreten Vorhabens zu sich ein. In der Regel ist das Erstgespräch kostenlos. Eventuell wird bei einer längeren Anfahrt um die Erstattung von Reisekosten gebeten. Erst in einem persönlichen Gespräch wird klar, ob beide Parteien mit einander arbeiten können. Der menschliche Faktor ist bei Fundraising-Prozessen von besonderer Bedeutung.

5. Vertragliche Verpflichtungen

Je nach Umfang eines Auftrags gibt es in der Praxis unterschiedliche Modi, wie Dienstleister mit Auftragsvergaben und -verpflichtungen umgehen. Bei komplexen Aufträgen ist die Grundlage in der Regel ein Vertrag zwischen Organisation und Dienstleister. Dieser regelt sowohl Schweigeverpflichtungen, Datenschutz als auch Zahlungsmodalitäten. Anderen reicht die (schriftliche) Bestätigung eines Angebots. Weitere rechnen regelmäßig nach Aufwand ab. Eine andere Version ist ein monatliches Stundenkontingent, das verbraucht werden kann. Oft kommt es in der Praxis vor, dass nach mehrjähriger vertrauensvoller Zusammenarbeit der Aufwand in Richtung Organisation nur noch kurz kommuniziert wird.

6. Wie groß ist das Team? Wer ist Ihr Ansprechpartner?

Bei Vorhaben wie größeren Fundraising-Kampagnen beschäftigen sich auf der Seite des Dienstleisters oft mehrere Menschen mit Ihrem Thema. Achten Sie darauf, dass Sie eine (!) Ansprechperson haben, bei der sich die Anfragen bündeln. Diese Person sollte in der Lage sein, stets den aktuellen Status erklären zu können. Dies ist besonders bei Netzwerken von einzelnen Personen wichtig.

7. Mehr ist manchmal besser.

Bei komplexen Prozessen kann es sinnvoll sein, mehrere Dienstleister einzukaufen. Dies klingt auf den ersten Blick teuer, kann sich auf dem langen Weg aber lohnen. Beispiel: Ein Dienstleister steuert einen Website-Relaunch Prozess und holt Angebote von Web-Agenturen ein. Er begleitet einen Pitch von der fachlichen Seite und kann die von den am Auswahlverfahren beteiligten Parteien getätigten Aussagen fachlich und neutral bewerten. Somit kann das Risiko der Auswahl eines eher unpassenden Partners minimiert werden.

Recherche von Dienstleistern

Bei all den Überlegungen bleibt nun die Frage, wo Sie geeignete Dienstleister finden bzw. wie Sie diese recherchieren.

Da klingt die einfachste Antwort schon fast banal: Reden Sie mit Kolleginnen und Kollegen. Im Ernst. Denn besonders im Fundraising unter dem aktuell noch übersichtlichen Angebot an Dienstleistern zählen persönliche Referenzen und Erfahrungen umso mehr.

So kommt es immer wieder vor, dass den Arbeitgeber wechselnde Kolleginnen und Kollegen vom alten Kunden in der neuen Agentur erneut beauftragt werden. Es arbeiten eben Menschen mit Menschen.

Möglichkeit 1: Nutzen Sie Kongresse und Fachtage.

Schauen Sie sich dort die Dienstleister an, die sich im Messebereich präsentieren oder einen Vortrag halten. Nutzen Sie die Zeit des Mittagessens, um sich mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen.

Möglichkeit 2: Dienstleister-Verzeichnis von Fachmagazinen

Einträge im Fundraiser-Magazin: Dieses beruhen auf der Basis von bezahlten Selbstangaben der Dienstleister. Das Verzeichnis bietet einen guten Überblick über multiple Dienstleistungen in Ihrem Postleitzahlenbereich. Die Auflistung gibt es sowohl in jedem Magazin, als auch online.

Weitere Verzeichnisse (wird weiter ausgebaut):
Magazin „Die Stiftung“

Möglichkeit 3: Jahresberichte, Mailings, Broschüren

Schauen Sie in vorhandenes Print- und Digitalmaterial, wenn Ihnen ein Produkt gut (oder vielleicht auch gar nicht) gefällt. Nutzen Sie die Angaben im Impressum.

Möglichkeit 4: Anzeigen in Newslettern

Dienstleister platzieren ihre Angebote naturgemäß in Medien, die mit dem eigenen Fachgebiet zu tun haben. Abonnieren Sie Fach-Newsletter (z.B. ngo:dialog professionell, akquisa) und beobachten Sie die Anzeigen.

Zusammenfassung

Wer sich für längere Veränderungsprozesse einmal gebunden hat, der wechselt so schnell nicht mehr. Für kleinere Aufträge (wie der Gestaltung von Print-Material für eine Kampagne) sind Wechsel und das Ausprobieren durchaus sinnvoll. Langfristig kommt kaum eine Organisation um die Zusammenarbeit mit Dienstleistern herum, da sich Expertise ständig weiter entwickelt und kaum vor Ort im notwendigen Maße vorgehalten werden kann. Der Einsatz von Dienstleistern ist darüber hinaus gut, um den Spenden-Euro effizienter einzusetzen. Dies ist im Sinne aller Beteiligten, besonders im Sinne des Spendenprojekts.

Inhalte:

Welcher Fundraising Dienstleister passt zu Ihrer gemeinnützigen Organisation?

Worauf müssen Sie bei der Auswahl eines Fundraising Dienstleisters achten?

Wo finden Sie den passenden Fundraising Dienstleister?
(ab Mitte Dezember 2017)

Maik Meid
Ruhrgebietskind. Jg. 1976, lebt in Hattingen, freiberuflicher Fundraising-Manager (FA). Seit >20 Jahren für Nonprofits tätig. Unterstützer für Fundraising und digitale Kommunikation und Fotograf. Studienleiter an der Fundraising Akademie. Begleitet Nonprofits durch den digitalen Dschungel. Macht das Fundraising Radio.