Fundraising im Homeoffice

Plötzlich Homeoffice. Das ist die Situation, in der sich viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Nonprofit-Organisationen aktuell wiederfinden. Für manche ist diese eine neue Situation und war Homeoffice in der Vergangenheit eher der Sonder- als der Regelfall.

Fundraising von zuhause aus? Das muss kein Problem sein. Viele Tätigkeiten lassen sich digital ausüben. Die Kommunikation mit den Kolleginnen und Kollegen, der Zugriff auf die Datenbanken und die Steuerung von Dienstleistern – das alles geht auch von zuhause.

Wir haben einige Akteure der Fundraising-Szene gefragt, wie sie ihr Homeoffice gestalten:

• Stephanie Neumann, Diakonie Deutschland
• Dominik Multhaupt, IBM iX
• Bianka Kurz, Messe Frankfurt
• Katja Prescher, BOS Schweiz
• Eva Hieninger, getunik
• Michaela Jacobsohn, Fundraiserin
• Michael Türk, Brot für die Welt
• Christian Müller, Caritasverband Bistum Essen

Wer weitere Informationen und Tipps zum Homeoffice sucht, der wird beispielsweise bei Karrierebibel und t3n fündig. Und Tipps zum solidarisch von zuhause aus tätig sein, die gibt es bei betterplace.

Stephanie Neumann, Diakonie Deutschland

Was sind die zehn digitalen Tools, die für Dich im Homeoffice unverzichtbar sind?

• Apple-Computer
• I-Phone
• Zoom/Skype (Videokonferenzen)
• MeetGreen (Telefonkonferenzen)
• Citrix (Zugriff auf Dokumente & Daten)
• Internet
• Webmail
• Facebook
• LinkedIn

Welchen Tipp kannst Du anderen geben, die jetzt mit Homeoffice starten?
Kinder betreuen ist großes Glück aber eben auch Arbeit. Nebenher zu promovieren, ein Konzept zu schreiben oder nur dieses eine Telefonat zu machen, führt in die Überforderung. So habe ich persönlich es jedenfalls erlebt. Daher meine Bitte: Versucht diese beiden Formen der Arbeit zu trennen. Autofahren und gleichzeitig SMS-schreiben ist ja schließlich auch aus gutem Grund verboten!

Was wäre Dein Wunsch für ein perfektes Homeoffice?
Wenn ich im Homeoffice bin, dann vermisse ich den persönlichen fachlichen Austausch mit Kolleg*innen. Trotzdem träume ich heimlich von einem Winter auf den Kanaren – im Homeoffice natürlich!

Dominik Multhaupt, IBM iX

Wie sehr wird Homeoffice in Deiner Organisation bisher gelebt?
Bisher war das Homeoffice bei uns schon immer eine gelegentliche und jederzeit gebräuchliche Option des Arbeitens. Die meisten Kolleginnen oder Kollegen haben davon Gebrauch gemacht, wenn es mal darum ging, in Ruhe Präsentationen zu erstellen, Zahlen zu berechnen oder Organisatorisches zu durchdenken. Also eher zum Abarbeiten von Themen, bei denen man Ruhe brauchte. Das durften wir autark entscheiden: solange es im Projektteam abgesprochen war und dem nichts Wichtiges entgegenstand, dann war das kein Problem. In der jetzigen „Corona-Situation“ hatten wir sehr schnell sehr viel Support aus allen Bereichen: ein Paket an Tools, Empfehlungen und Anleitungen, die uns allen dabei helfen, über 400 Kolleginnen und Kollegen aus ihren Büros immer noch einen guten Job machen zu lassen. Ich war und bin immer noch sehr überrascht, wie das selbst auf globaler Ebene klappt.

Was sind die zehn digitalen Tools, die für Dich im Homeoffice unverzichtbar sind?
1. Slack -> Die schnelle, unkomplizierte Abstimmung mit diversen Teams und meiner Community läuft hier am Besten – und die Funktionen sind perfekt geeignet, um alle im Austausch zu halten.
2. Box -> IBM-intern das Pendant zu Dropbox & Co. – beliebtester Ort, um gemeinsam von überall auf der Welt an Dokumenten zu arbeiten.
3. WebEx -> Wir können zwar auch Konferenzen und Calls über Slack machen, aber für die größere Runde greifen wir dann doch auf WebEx zurück.
4. Spotify -> läuft bei mir immer nebenbei.
5. Whatsapp -> Es ist ein bisschen weird, aber mit einigen Kolleginnen und Kollegen geht es auch noch über diesen Kanal. Nicht selten kommt es vor, dass eine Konversation auf Slack beginnt, auf Whatsapp fortgesetzt wird und per Mail zum Ende kommt. Den Grund kennt niemand so genau.
6. Mural -> Im Design Thinking Zettel kleben, das geht auch digital – und verbraucht nicht so viel Papier. Grad jetzt, wo alles etwas weniger physisch passiert, schieben wir so unsere Ideen über die virtuellen Wände.
7. Trello -> Da halte ich meine eigenen Aufgaben fest und schaue, wo ich gerade stehe.
8. Confluence -> Eine unserer internen Wissensdatenbanken der Projektteams- hier finden sich alle Anleitungen, Erfahrungen und Gedanken von über 400 kreativen Köpfen.
9. Twitter über TweetDeck -> Da ich für den öffentlichen Sektor arbeite, kommen News aus dem Kundensegment hier tatsächlich fast schneller, als über die regulären Medienseiten. Läuft also immer nebenbei.
10. Amazon Echo -> In der anhaltenden Einsamkeit der Corona-Homeoffices kann ein gelegentlicher Flachwitz dann doch Wunder wirken – außerdem bekomme ich News, Erinnerungen, Wetter und viele Antworten auf spontane Fragen recht freundlich beantwortet.

Welchen Tipp kannst Du anderen geben, die jetzt mit Homeoffice starten?
Ich habe von vornherein festgelegt, mich morgens genauso fertig zu machen, als würde ich ins Büro gehen – ich glaube, dass die Trennung zum Privatleben nur funktioniert, wenn man für den Start in der Tag und für das Ende des Tages offizielle „Rituale“ festlegt. Außerdem: Kontakt zu anderen halten, wenn möglich!

Was wäre Dein Wunsch für ein perfektes Homeoffice?
Um ehrlich zu sein: mir fällt nichts ein, was es für mich besser machen könnte. Und ich will es auch nicht glorifizieren: am Ende vermisse ich mein Team, meine Community und ziemlich schnell schon Vieles, was mich hin und wieder mal nervte.

Bianka Kurz, Messe Frankfurt

Was sind die zehn digitalen Tools, die für Dich im Homeoffice unverzichtbar sind?
Schnelle Kommunikation: Whatsapp-Gruppenchat mit dem Team, den wir sowieso haben und jetzt auch nutzen, schnell zu kommunizieren oder auch mal was lustiges zu schicken für die Motivation.
Kollaborationstools: gute Erfahrungen habe ich mit Microsoft Teams gemacht, mit der Digital-Agentur haben sich die Atlassian-Tools Confluence und Jira bewährt.
Planung/Projektmanagement: Für Planung (z.B. für Social Media) und Aufgaben nutze ich gern den Planner oder Trello, denn ich bin ein großer Kanban-Fan, so kann man sich selbst sehr einfach und visuell einen Überblick über Aufgaben und Ressourcen machen. Unsere Werbeagentur will jetzt Monday als Projektmanagement Tool einsetzen, das wollte ich mir nun mal genauer ansehen.
Video/Telefon: Das Unternehmen nutzt Avaya equinox für Telefon und Videocalls. Parallel nutze ich Skype, finde aber GoToMeeting oder Zoom auch gut.

Welchen Tipp kannst Du anderen geben, die jetzt mit Homeoffice starten?
Meine Tipps:

• Macht Euch morgens genauso zurecht wie sonst auch. Nicht im Pyjama arbeiten
• Macht Euch einen Tagesplan, findet eine Struktur und schafft feste Zeiten. Morgens eine to do Liste machen für den Tag, Pausen einplanen (und machen!), Mittags mal raus gehen (kurz spazieren gehen, einkaufen oder zum Mittagessen verabreden mit anderen für den Sozialkontakt) – das gilt momentan natürlich (Corona) nicht. Aber geht weg vom Home Office Arbeitsplatz und macht bewusst was anderes.
• Macht einen Daily Check-in mit dem Team per Videokonferenz, überlegt Euch 2-3 Fragen, die jeder beantwortet (bei uns: was steht bei dir heute an? Hast Du Herausforderungen oder gibt es Risiken?)
  -meldet Euch morgens mit einer „bin online“ Mail im Team an und abends mit „bin offline“ wieder ab. So wissen die anderen, dass ihr erreichbar oder im Feierabend seid.
• Wenn ihr darüber nachdenkt, wie ihr das Team im Home Office digital organisieren wollt, gebt die Aufgabe an den oder die digital native im Team.
• Zwischendurch etwas Rückengymnastik oder leichte Yoga-Übungen für den Rücken.
• Wenn ihr (wie ich) kein Arbeitszimmer habt, richtet Euch eine Ecke ein, die sich (örtlich oder visuell) abgrenzt zum Wohnbereich. Ich arbeite in einer Ecke des Wohnzimmers und habe es visuell etwas abgegrenzt mit großen Pflanzen.
• Haltet den Home Office Platz ordentlich. Papiere und Unterlagen nerven zuhause noch mehr als im Büro.
• Überlegt Euch ein Feierabend-Ritual. Der Weg von der Arbeit nach Hause fällt weg – viele nutzen diese Zeit um „runterzukommen“. Macht jetzt zB Sport oder verabredet Euch zum telefonieren mit Freunden.

Was wäre Dein Wunsch für ein perfektes Homeoffice?
Ich würde mir mehr IT-Offenheit wünschen, was die Nutzung von Tools angeht. IT sollte jedem gestattet, die Tools zu nutzen, die man will, dann würde ich zB Slack fürs Team nutzen. Gerade wünsche ich mir noch ein extra Arbeitszimmer und einen ergonomischen Stuhl 😉

Katja Prescher, BOS Schweiz

Was sind die zehn digitalen Tools, die für Dich im Homeoffice unverzichtbar sind?
Online-Meeting: Zoom, Verbindung ist stabil, Nutzerführung einfach, alle Standard-Funktionen leicht zu nutzen: Ton, Video ein/aus, Team sichtbar, Bildschirm oder Programmfenster teilen, Whiteboard zum Schreiben/Zeichnen, Maus und Tastatur können an andere Teilnehmer übergeben werden etc. Demo-Version hat Zeit-Limit von 40 Minuten. In der Krisenzeit schenkt Zoom mehr (unbegrenzte?) Zeit.
Alternative: Teams von Microsoft, gleiche Vorteile wie Zoom.
Schneller persönlicher Austausch: WhatsApp Video / Telefonie, Festnetz Telefonie, Facetime Video
Arbeitsprozesse: Alle Prozesse, die wir weiterentwickeln und Tools, mit denen ich arbeite, sind auch online verfügbar. Sollten Tools nicht browser-basiert funktionieren, hilft ggf. VPN, was das Arbeiten online erlaubt.
Ablage Dokumente: Google Drive, Dropbox, oder andere Cloud-Lösungen, um dort Dokumente abzulegen, auf die die Kollegen und Kolleginnen ebenso Zugriff haben und parallel an einem Dokument arbeiten können.
WLAN ist schwach oder fällt aus? Hotspot vom Handy vorübergehend nutzen; Bei Baustelle (gerade bei mir der Fall) vor der Tür oder Lärm, der sich nicht beeinflussen lässt: Kopfhörer mit Noise-Cancelling

Welchen Tipp kannst Du anderen geben, die jetzt mit Homeoffice starten?

• Regelmäßiger Austausch zwischen einzelnen Kollegen und im Team
• Den persönlichen Austausch bevorzugen, nicht zu viele E-Mail, um Missverständnisse gering zu halten und den Kontakt zu fördern
• Rhythmus ähnlich wie im Office pflegen, morgens ready machen fürs Arbeiten, bequem gekleidet, regelmäßige kleine Pausen. Der Mensch ist nun mal ein Gewohnheitstier.
• Gute Arbeitsplatz-Bedingung schaffen mit gutem Sitz, Tisch und Laptop/Arbeitsgerät, Bildschirm
• Flexibler Arbeitsplatz, um unabhängig vom Raum zu arbeiten
• Disziplin: Klare Absprachen mit dem Partner und Kindern zu Hause für konzentriertes Arbeiten und gute Zusammenarbeit in “ungewohnter” Umgebung
• Chef und Mitarbeiter arbeiten im vollsten Vertrauen miteinander, Verantwortung übergeben, Freiraum zulassen

Was wäre Dein Wunsch für ein perfektes Homeoffice?
Wunschfrei 🙂

Eva Hieninger, getunik

Wie sehr wird Homeoffice in Deiner Organisation bisher gelebt?
Da wir von zwei Standorten aus operieren sind wir von Natur aus sehr dezentral aufgestellt und als Digitalagentur natürlich auch sehr digitalisiert. Wir haben dadurch eine sehr gute Homeoffice-Kultur und bisher war die “Regel”, dass jeder mindestens einmal pro Woche Homeoffice machen kann. Um das Teamgefühl aufrecht zu erhalten, sollten aber alle auch mindestens dreimal pro Woche im Büro sein. Natürlich machen wir auch hier immer mal Ausnahmen, z.B. wenn jemand sagt, er will länger bei seiner Familie oder im Ausland sein.

Was sind die zehn digitalen Tools, die für Dich im Homeoffice unverzichtbar sind?
gSuite mit allen Funktionen (E-Mail, Google Drive, gdocs, gspreadsheets, gpresentations), Slack zur internen Kommunikation Zoom für Videocalls Unser CRM mit allen Funktionen zum Projektmanagement, Ticketing, Time Tracking usw. Insgesamt sind das dann sicher mehr als 10.

Welchen Tipp kannst Du anderen geben, die jetzt mit Homeoffice starten?
Bleibt bei eurer normalen Tagesroutine: Steht zum gleichen Zeitpunkt auf und startet zum gleichen Zeitpunkt. Auch die Mittagspause sollte wie immer sein. Wir haben bei uns im Team außerdem zweimal täglich eine virtuelle Kaffeepause, da im Homeoffice natürlich der Flurfunk und der allgemeine Austausch leidet. So versuchen wir dem entgegen zu wirken.

Was wäre Dein Wunsch für ein perfektes Homeoffice?
Wir haben mitten in Berlin einen Garten direkt an der Wohnung. Vormittags ein Eichhörnchen vorbei und holt sich eine Nuss, die wir ihm hinlegen. Mein Homeoffice ist eigentlich ziemlich perfekt.

Michaela Jacobsohn, Fundraiserin

Wie sehr wird Homeoffice in deiner Organisation bisher gelebt?
Für die Mitarbeiterinnen, die im Homeoffice arbeiten können, gab es zumindest theoretisch die Möglichkeit dafür. Abhängig davon, welche Zugänge du zum organisationseigenen Netzwerk brauchtest, ließ sich das gut oder weniger gut umsetzen. Der Wunsch ist auf jeden Fall da und die Organisation ist auf einem guten Weg.

Was sind die 10 digitalen Tools, die für dich im Homeoffice unverzichtbar sind.
10 schaffe ich nicht… Bei mir sind es Skype und Zoom, um mich mit anderen auszutauschen; die eigene Cloud meiner Organisation, um vertrauliche Dokumente, Listen etc. auszutauschen; WeTransfer für Bilder, weniger Vertrauliches, auch im Austausch mit Externen; Spotify oder Radio: Retten mich vor dem Inselkoller, zumindest im Moment

Welchen Tipp kannst du anderen geben, die jetzt im HO starten
Immer, wenn ich HO gemacht habe, war ich vom Tagesgeschäft eher abgeschnitten. Weil es weniger reaktive Vorgänge gab, kam es stärker direkt auf die eigene rohe Produktivität an. DA kann man sich schon mal fragen, ob und wann es (gut) genug ist. Für mich war es wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, was ich an welchem Tag erreichen möchte, um zufrieden zu sein. Wenn ich diese Vorstellung nicht hatte, war es in jeder Hinsicht sinnvoll, sich damit zu befassen.

Was wäre dein Wunsch für ein perfektes Homeoffice?
Ein Office-away-from-Office, aber nicht mein zu Hause.

Michael Türk, Brot für die Welt

Wie sehr wird Homeoffice in Deiner Organisation bisher gelebt?
Homeoffice konnten wir bisher für bis zu 30% unserer Arbeitszeit beantragen. Das wurde unterschiedlich genutzt. Ich habe bisher einen Arbeitstag pro Woche im Homeoffice gearbeitet. Die neue Entwicklung schiebt das Thema jetzt natürlich ganz nach oben.

Was sind die zehn digitalen Tools, die für Dich im Homeoffice unverzichtbar sind?
Zunächst einmal muss eine gute Internetverbindung gewährleistet sein! Darüber hinaus sind für mich diese Tools hilfreich:

• Zoom (Videokonferenzen, Chats, aber auch Teilnahme nur mit Telefon möglich, auch für Nicht-Registrierte Teilnehmer*innen)
• Skype (Internettelefonie, für das schnelle Videotelefonat zwischendurch)
• Citrix (SSl-VPN-Lösung für Zugriff auf die betriebliche Arbeitsumgebung)
• Mindmanager (Mindmaps, hilfreich, um die verschiedenen Prozesse im Blick zu behalten und mit anderen auszutauschen)
• Trello (Projekte organisieren und priorisieren)

Welchen Tipp kannst Du anderen geben, die jetzt mit Homeoffice starten?
Zu Hause eine geeignete Arbeitsatmosphäre schaffen. Ei eigenes Büro ist ideal, wenn nicht, dann wenigstens dafür sorgen, ungestört arbeiten und kommunizieren zu können. Technische Voraussetzungen schaffen: gutes Internet, großer Bildschirm, Mobiltelefon
Sich in Arbeitskleidung anziehen, um die Arbeitsatmosphäre herzustellen Strukturiert arbeiten, so, als on Mann/Frau im Büro wäre
Pausen einlegen – im Büro arbeitet auch keiner 8 Stunden ohne kleinere oder größere Pausen durch!

Was wäre Dein Wunsch für ein perfektes Homeoffice?
Ich warte sehnsüchtig auf eine VR-Umgebung für Meetings.

Christian Müller, Caritasverband Bistum Essen

Wie sehr wird Homeoffice in Deiner Organisation bisher gelebt?
Im Caritasverband haben wir seit 2019 eine Homeoffice Regelung, die einen Tag pro Woche vorsieht. Bei sozial-pr arbeiten wir primär remote und im Homeoffice und treffen uns in der Regel einmal die Woche in persona. Homeoffice ist für uns also der Normalfall.

Was sind die zehn digitalen Tools, die für Dich im Homeoffice unverzichtbar sind?

1. Stackfield für die interne Kommunikation bei sozial-pr.
2. Office 365 und Outlook für E-Mail, Kalender und Dateisync bei sozial-pr.
3. Microsoft Teams für Videocalls bei sozial-pr.
4. Workplace für die interne Kommunikation bei der Caritas.
5. BlueJeans für Videocalls bei der Caritas und Remote-Podcastaufnahme bei sozial-pr.
6. Camtasia für die schnelle Erstellung von Screencasts und Erklärvideos, die oft besser erklären als Text.
7. Telegram, Signal und Threema (also Messenger) für die private Kommunikation.
8. Meistertask (Aufgabenverwaltung und Projektmanagement) bei der Caritas.
9. swat.io für das Social-Media und Community-Management bei sozial-pr.
10. Slack für einige Projektgruppen bei sozial-pr.
11. OneNote als zentrales Notizbuch und erweiterte Denkablage.

Welchen Tipp kannst Du anderen geben, die jetzt mit Homeoffice starten? – Drei Tipps halte ich für essenziell:
1. Schaffe dir eine klare Struktur, sowohl zeitlich als auch räumlich. Routinen und Rituale sind wichtig, um den Rhythmus des Arbeitstages nicht zu verlieren. Und räumliche Trennung – das kann auch bedeuten, umzuräumen – hilft dabei, wirklich Feierabend zu machen.
2. Stimme deine Routine mit deiner Partnerin oder deinem Partner ab und koordiniere das mit den Menschen, mit denen du lebst. Es wird nur funktionieren, wenn ihr das gemeinsam gestaltet.
3. Mach bewusst Pausen und setzen Zeitgrenzen. Starte also täglich zu ähnlichen Zeiten und mache nach Feierabend E-Mails und Co. zu und schalten Benachrichtigungen ab.

Was wäre Dein Wunsch für ein perfektes Homeoffice?
Mein Homeoffice ist tatsächlich schon ziemlich nah dran an optimal (ich habe eine Arbeitszimmer und sämtliche Technik), daher bezieht sich mein Wunsch eher auf Verhaltensregeln untereinander. Das perfekte Homeoffice ist für mich, wenn wir alle a) akzeptieren, das Leben Zuhause stattfindet und daher schreiende Kinder, Haustiere im Bild oder kleine private Notfälle normal und okay sind. Und wir b) Homeoffice nicht mit ständiger Verfügbarkeit gleichsetzen sondern die Lebenszeit der anderen virtuell genau so respektieren wie offline. 🙂

Homeoffice – wie sieht es bei Dir aus?

Homeoffice oder Remoteoffice – die aktuelle Situation wirkt für viele Menschen als Beschleuniger in Sachen Digitalisierung. Ist es bei Dir und in Deiner Organisation ähnlich? Welche Herausforderungen und Chancen erlebst Du?

Lass uns gerne an Deinen Erfahrungen teilhaben!