Um mit deiner Projektidee Stiftungen zu überzeugen, braucht es neben einer überzeugenenden Projektbeschreibung einen klaren und passenden Kostenplan. Diese fünf Punkte, solltest du unbedingt für deinen Kostenplan beachten.

1.      Was in den Kostenplan gehört

Der Kostenplan beschreibt, wieviel Geld und Mittel du zur Umsetzung eines Projekts in einem bestimmen Zeitraum benötigst. Ein einfaches Beispiel:

Abbildung 1 Darstellung der Basis eines Kostenplans

Die Gesamtkosten sind alle Kosten, die für dein Projekt entstehen und gedeckt werden müssen. Auch wenn du nur ein Teil der Mittel bei einer Stiftung beantragen möchtest, sollten im Kostenplan die Gesamtkosten aufgelistet werden.

Dabei ist es nicht das Ziel, möglichst günstig zu planen, sondern nachvollziehbare Kostenpositionen zu benennen. Die Verpflichtung, die Fördermittel sorgsam einzusetzen, wird ohnehin von fast jeder Stiftung mit der Annahmeerklärung gefordert. Umso wichtiger ist deine Planung, um Sicherheit zu vermitteln und eine Durchführung des Projektes zu gewährleisten.

Allerdings gibt es auch Kosten, wie beispielsweise Büromieten oder Telefongebühren, die im obigen Beispiel nicht aufgeführt sind. Diese indirekten Kosten werden in den meisten Fällen synonym als Verwaltungskosten oder Overheadkosten bezeichnet (s. dazu auch Punkt 5).

2.      Abgrenzung von Projektkosten und Institution

Zunächst unterscheiden wir zwischen institutionellen und projektbezogenen Kosten. Wenn deine Organisation sehr klein ist und quasi nur ein Projekt umsetzt, arbeiten alle Personen der Organisation in diesem Projekt. In den meisten Fällen gibt es jedoch einen Überbau wie Geschäftsführung (GF), Buchhaltung, etc., die wiederrum verschiedene Projekte und Programme einer Organisation verantworten. Deswegen werden diese Sach- und Personalkosten als institutionelle Kosten bezeichnet.

Abbildung 2 Darstellung verschiedener Kostenpositionen und Abgrenzung zwischen institutionellen und projektbezogenen Kosten.

Nun kommt es darauf an, wie du die verschiedenen Positionen in deinem Projekt einbeziehst. Während die blau markierten Kästen in Abbildung 2 sowie die Koordination im grünen Kasten eindeutig deinem Projekt zugeordnet werden können, ist dies für das Büro, in dem die Koordination sitzt, schnell anders. Diese Positionen werden im Allgemeinen als Verwaltungskosten bezeichnet (s. Punkt 5). Selten werden die institutionellen Kosten bei einer Projektförderung, in Abbildung 2 in den roten Kästen, übernommen. Der Hintergrund ist, dass ein neuer – im besten Fall innovativer – Ansatz durch eine Anschubfinanzierung nach vorn gebracht soll und nicht die Organisation in Gänze. Die Abgrenzung ist allerdings nicht trennscharf.

3.      Passendes Personal und nachvollziehbare Stellenanteile

Welche anderen Personen werden zur Umsetzung des Projektes benötigt? In den meisten Fällen handelt es sich um eine Projektleitung und Koordinationskräfte, deren Qualifikation im inhaltlichen Antrag weiter ausgeführt werden können. Solltest Du ein Projekt über mehrere Jahre planen, so sollte eine mögliche Lohnsteigerung mit einkalkuliert werden. Wenn es keine weiteren Angaben bezüglich der Höhe der Personalkosten in einer Ausschreibug gibt, so ist eine Möglichkeit, sich an einem TVöD-Standard zu orientieren (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder). Überlege Dir also genau, welche Person mit welchem Stellenanteil für das Projekt nötig ist und begründe dies. Bedenke, dass Du auch die Arbeitgeberbruttoanteile kalkulierst und nicht die Arbeitnehmeranteile.

Weiterhin gibt es in vielen Fällen weitere Honorarkräfte, die ebenfalls im Projekt mitwirken und je nach Ausschreibung bei Personal- oder als Sachkosten einbezogen werden.

4.      Eine gute Begründung der Materialien

Im nächsten Schritt musst du dir überlegen, welche Materialen und Geräte du benötigst. Besonders bei Gerätschaften ist ein Kauf nur dann sinnvoll, wenn Du nachvollziehbar erklären kannst, wozu diese Investition notwendig ist. Ein Gerät, das hunderte von Euro kostet und nur einmal eingesetzt wird, rentiert sich nicht. Es ist sinnvoller hier eine Miete der Geräte zu kalkulieren. Ein weiterer Punkt sind die Mietkosten für Räumlichkeiten. Sobald Du externe Räumlichkeiten beispielsweise für ein Seminar anmieten musst, kannst Du diese Kosten als bare Mittel ausweisen. Solange aber Geschäftsräume in der eigenen Organisation genutzt werden, ist es wieder komplizierter.

Ebenfalls werden Reisekosten oder auch Honorarkosten oft unter Sachkosten einbezogen.

5.      Die Höhe der Verwaltungskosten

Die Höhe der Verwaltungskosten eines Projekts zeigen den Überbau, der hinter deinem Projekt steckt. Sie sind keineswegs schlecht, sondern verdeutlichen, dass feste Strukturen eine qualitative Arbeit sicherstellen. Aussagen wie „100% ihrer Spende kommt an“ liest man zwar immer noch, aber diese Sätze sollten uns eher misstrauisch machen. Das DZI Spendensiegel gibt es für Verwaltungskosten bis zu 30 %. Bis dahin werden die Werbungs- und Verwaltungsausgaben als vertretbar definiert. Viele Stiftungen übernehmen für eine Projektförderung keine Verwaltungskosten oder geben einen bestimmten Prozentsatz an. Überlegte dir, ob du das Projekt auch unter diesen Bedingungen umsetzen kannst.

Häufig ist jedoch auch die Abgrenzung zwischen Projekt und Institution nicht eindeutig. Wenn du beispielsweise Flyer für die Organisation druckst und für dein Projekt einsetzt, ergibt sich die Frage, wozu diese Kosten gerechnet werden? Bleibe im Gespräch mit der Stiftung und schildere die Herausforderungen. Warte nicht, bis es beim Verwendungsnachweis ein Problem gibt, weil die Rechnungen nicht klar dem Projekt zugeordnet werden können. Bei den Detailfragen und Unsicherheiten tausche dich ggf. mit der Buchhaltung aus.

Der Kostenplan fordert am Anfang also viel Energie. Aber der Einsatz lohnt sich, denn dieser Plan begleitet dich und das Projekt dann als zuverlässiges Kontrollinstrument.


Andrea Puschhof
Autor Andrea Puschhof

Freiberufliche Beraterin mit pragmatischen Ansätzen für Nonprofits sowie Kunst- und Kulturschaffende. Seit 12 Jahren ist Dr. Andrea Puschhof für gemeinnützige Organisationen und Stiftungen aktiv. Ihre Schwerpunkte sind Großspenderfundraising, Wirkungsmessung und Antragslyrik.

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