Neuer Fundraising Job: Die ersten Tage und Wochen

Dieser Beitrag soll helfen, sich einen Überblick zu verschaffen, wenn die ersten Tage im neuen Fundraising Job tatsächlich anstehen. Wie immer gilt: Was fehlt in der Auflistung? Her mit euren Anregungen in den Kommentaren.

An dieser Stelle der wichtige Hinweis, dass bei diesen Fragen nicht zwischen Berufsanfängern und Profis unterschieden wird, ebenso nicht zwischen Tätigkeiten unterschiedlicher Hierarchiestufen. Grundannahme ist ein im Fundraising tätiger Mensch, der ein solides Grundwissen in seiner Einrichtung haben muss und kein zig-köpfiges Team im Hintergrund hat. Also, es geht um einen Großteil der Kolleginnen und Kollegen, die sich meist alleine durch das Fundraising ihrer Organisation begeben. Auch gibt es keine Wertigkeit innerhalb der Auflistungen. Hier aber jetzt einige Fragen für die erste Zeit nach Antritt:

Bestandsaufnahme der Organisation und der Stelle

Sind mit der Stelle weitere Erwartungen verknüpft, die vorher nicht klar waren?
Welche Mentalität herrscht in der Organisation? Nine-to-Five-Denken?
Gibt es Regeltermine? (Dienstbesprechungen, Supervision, …)
Wie muss ich, falls überhaupt, Dienstreiseanträge stellen? Wie rechne ich Dienstreisen ab?
Habe ich regionale Stellen zu versorgen? Welche sind dies?
Wie rechne ich Kosten ab? Gibt es einen Kostenstellenstempel? Wie werden mir Vorlagen erstattet?
Unter welchem Datenschutzrecht arbeitet die Organisation? (Kirchlich, staatlich?) Gibt es Vereinbarungen mit den Dienstleistern?
Mit welchen Dienstleistern bestehen Verträge?
Habe ich Sekretariatsunterstützung?
Wie ist das Qualitätsmanagement aufgestellt? Gibt es vorhandene Fundraising-Prozesse und Routinen?
Wo steht die Kaffeemaschine und wie ist die Verpflegungslage vor Ort? Wie ist für Nachschub gesorgt? 🙂

Kommunikation und Anbindung

Welche Anbindung hat der Fundraiser innerhalb der Kommunikationsstruktur der Organisation? Gibt es Organigramme?
Wer muss kennengelernt/besucht werden?
Wer hat in der Organisation strukturell und in der Realität etwas zu sagen?
Gibt es einen Bereich/eine Abteilung Öffentlichkeitsarbeit? Wer sind die Kolleginnen und Kollegen? Was sind die konkreten Aufgaben?
Gibt es Fördervereine oder beigehängte Stiftungen, die es zu betreuen gibt? Wie geschah dies bisher? Wer sind meine Ansprechpartner?
Gibt es einen festen Jahresablauf im Alltag der Organisation?
Welche festen Veranstaltungen stehen an, bei denen die Mitwirkung von Fundraising benötigt wird?
Gibt es eine aktuelle Stakeholderanalyse?
Gibt es Jahresberichte? Die Lektüre mindestens der letzten beiden aktuellen scheint sinnvoll.
Wo liegt der aktuelle Freistellungsbescheid?
Sind lokale oder regionale Gremien (wieder)zu besetzen, wo möglicherweise durch Vakanzen Lücken entstanden sind?
Wer vertritt die Organisationen in Transparenzbünden und anderen Netzwerkgremien (Spendenrat, Fachtreffen, Regionalgruppen Fundraising, …)?
Welche anderen Verpflichtungen können nicht warten? (z.B. Betreuung von Praktikanten und Azubis)
Wie ist der SEPA-Entwicklungsstand?
Wie sieht der Kostenstellen- und Kostenträgerplan aus?
Wie ist der aktuelle Stand der aktuellen und zukünftigen Jahresplanung?
Wie sieht die “normale” Spenderkommunikation aus? Was geht wann in den Versand?”

Technik

Welche Software nutzt die Organisation? Kenne ich diese? Falls ja, wo liegen die Spezifika? Falls nein, wo bekomme ich eine intensive Schulung (extern/intern)? Wie ist der Support geregelt? Inhouse/Hotline?
Habe ich mobilen Zugang auf mein Spendersystem?
Habe ich ein dienstliches Smartphone?
Steht mir ein PKW zur Verfügung?
Ist Homeoffice möglich? Wie ist der Zugang geregelt?
Welche technische Ausstattung habe ich zur Verfügung?
Gibt es ein PEP-System, das ich nutzen muss?
Versucht die Organisation, papierarm zu arbeiten? Welche Scanner stehen mir zur Verfügung?
Ist der Internetzugang reglementiert? Gibt es Ausnahmeregelungen (z.B. spezielle Proxies?)
Können auf einfachem Weg z.B. Hangouts, Skype Verbindungen oder andere Videokonferenzen durchgeführt werden?
Existieren Messe- und Ausstellungsmaterialien? Wer betreut diese? Wie kurzfristig kann man diese nutzen?
Sind Give Aways vorhanden? Wie komme ich da ran?

Spenderinnen und Spender

Erste Spendersichtung nach Spenderpyramide: Wie verteilt sich die Spenderschaft?
Wie hoch sind Durchschnittsspenden pro Spender und pro Aktion?
Wie hoch sind Absprungraten, Durchschnittsalter, Verhältnis Neuspender:Bestandsspender der letzten Jahre, Pareto-Analyse und noch andere relevante Kennzahlen.
Welche Stiftungen und gemeinnützige Organisationen unterstützen den neuen Arbeitgeber ideell und durch Zuwendungen?
Wer druckt die Spendenquittungen, wer dankt, wer verbucht und wie sieht ein einfacher Ablaufprozess aus?
Wie ist die Regelkommunikation mit Spenderinnen und Spendern gewährleistet?
Gibt/Gab es Spendertreffen?
Gibt es eine Major Donor Definition? Wie wird damit umgegangen?

Instrumente

Welche Instrumente wurden in den vergangenen zwei Jahren eingesetzt?
Laufen aktuell Kampagnen, die möglicherweise auch kurzfristig bedient werden müssen?
Auswertung der letzten Mailings: Wie sind diese gelaufen? Wo finde ich Kennzahlen?
Welche inhaltlichen Themen funktionierten in der Vergangenheit?
Welche Dienstleister wurden beauftragt?
Welche technischen Tools sind im Einsatz? (z.B. Online Zahlungssysteme, Plattformen, etc.)
Welche Mitgestaltungsmöglichkeiten und -erwartungen bestehen bei z.B. Periodika oder E-Mail Newslettern?
Wer kümmert(e) sich um den Onlinespendenbereich? Wie sieht dieser aus?
Liegen Testamente “im Safe”?
Wer kümmert sich um die Pflege der Erblasserinnen und Erblasser?
Wer kümmert sich im Falle des Falles um die Abwicklung eines Erbes?

Persönliche To Dos

Welche E-Mail Verteiler muss ich neu anlegen und wen möchte ich persönlich informieren und mit Infos versorgen?
Wem sollte ich darüber hinaus meinen Jobwechsel mitteilen? (Deutscher Fundraising Verband (bei Mitgliedschaft), Fundraiser-Magazin, Alumniverein der Fundraising Akademie, …)
Gibt es laufende Verträge, die der Fundraiser persönlich innehat, die aber auf die berufliche Tätigkeit bezogen sind? (z.B. BahnCard)
Welche Zeitschriftenabos habe ich vor Ort? (Fundraiser-Magazin, Die Stiftung, aquisa, t3n, etc.)
Welche Vorsorgemöglichkeiten bietet mir mein neuer Arbeitgeber?

Hat man diese Liste abgearbeitet, dann ist schon fast Zeit für den ersten Urlaub ;-).